Privacy

HotCool gaat zorgvuldig met je persoonsgegevens om door te voldoen aan de AVG-richtlijnen. In deze privacy policy informeren we je graag waarom we je persoonsgegevens nodig hebben en wat we hiermee doen. Mocht je na het lezen van deze privacy policy nog vragen hebben, neem dan gerust contact met ons op via de contactgegevens onderaan.

Deze privacy policy kan in de loop van de tijd worden aangepast: de meest actuele versie kun je vinden op deze pagina (https://hotcool.n/privacy/). Wij raden je aan om onze privacy policy regelmatig te raadplegen, zodat je van de aanpassingen op de hoogte bent.

Deze privacy policy is voor het laatst gewijzigd op 09 mei 2022.

 

Verantwoordelijk

HotCool (“www.hotcool.nl”), gevestigd aan de Vrieheidepark 94, 6414 JE Heerlen, is de verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacy policy.

 

Persoonsgegevens

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die herleidbaar zijn tot jou als individu. HotCool verwerkt de volgende persoonsgegevens:

• Persoonlijke gegevens: naam, geslacht, geboortedatum
• Adresgegevens: straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats, land
• Contactgegevens: telefoonnummer, e-mailadres
• Betaalgegevens: IBAN, tenaamstelling, creditcard-nummer
• Accountgegevens: klantnummer, gebruikersnaam, wachtwoord, IP-adres
• Identiteitsgegevens: kopie ID-bewijs
• Opnames: camera- en telefoonopnames

We verwerken je persoonsgegevens wanneer je contact hebt of hebt gehad met HotCool. Deze gegevens krijgen we rechtstreeks van jou wanneer je onze website bezoekt, een account aanmaakt op onze webshop, je aanmeldt voor een van onze activiteiten of diensten of wanneer je contact zoekt met onze klantenservice.

Ben je nog geen 16 jaar? Laat je ouders deze privacy policy dan lezen en vraag toestemming om je persoonsgegevens met ons te delen, zodat je gebruik kunt maken van onze producten en diensten.

 

Doelen en belangen

1. HET VERWERKEN VAN JE BESTELLING

Wanneer je iets bestelt bij HotCool, hebben we je persoonsgegevens nodig om je bestelling te kunnen verwerken en te bezorgen. Ditzelfde geldt voor het behandelen van eventuele retourzendingen of reparaties. Hiervoor verzamelen we je naam, geslacht, adresgegevens (afleveradres en factuuradres), telefoonnummer, e-mailadres en je betaalgegevens, zoals IBAN, tenaamstelling of creditcard-nummer.

Wanneer je gebruikmaakt van een van onze speciale services, zoals het treffen van een betalingsregeling, of het inruilen van producten, dan hebben we naast de persoonsgegevens ook een kopie van je ID-bewijs nodig.

Al deze persoonsgegevens zijn nodig vanwege het uitvoeren van een verkoopovereenkomst tussen jou en HotCool. Volgens de wettelijke verplichting worden deze gegevens 7 jaar bewaard.

 

2. HET REGISTREREN VAN JE WEBSHOP-ACCOUNT

HotCool biedt de mogelijkheid om een webshop-account aan te maken, waarbij persoonsgegevens van je worden bewaard, zoals naam, adresgegevens (afleveradres en factuuradres), telefoonnummer, e-mailadres, klantnummer en uiteraard je gebruikersnaam en wachtwoord.

Om het je nog gemakkelijker te maken, worden je accountgegevens automatisch gekoppeld aan je bestellingen en krijg je de mogelijkheid om een retourzending aan te melden, je eigen verlanglijst bij te houden, je aan te melden voor de nieuwsbrief of ons spaarprogramma. 

Om je altijd toegang te kunnen verlenen tot onze webshop, wordt je account niet verwijderd.

 

3. JE CONTACT MET ONZE KLANTENSERVICE

Wanneer je een vraag hebt of advies wilt inwinnen over je (mogelijke) aankoop, kun je contact opnemen met onze klantenservice via e-mail, telefoon, chat, onze website of social media zoals Instagram. Om je zo goed mogelijk te kunnen helpen, bewaren we je contactgegevens en je conversatie met de klantenservice zolang je klant bij ons bent of je webshop-account bestaat.

Je telefoongesprek met onze klantenservice kan worden opgenomen voor trainings- en analysedoeleinden. Hiernaast kunnen deze telefoonopnames worden ingezet voor onderzoeksdoeleinden bij verdenking van diefstal of fraude en eventueel als bewijslast. We hebben een gerechtvaardigd belang om deze contacten te gebruiken om onze dienstverlening te kunnen verbeteren. Telefoonopnames worden na een periode van 1 jaar vernietigd.

 

4. JE VOORZIEN VAN RELEVANTE INFORMATIE

Nieuwsbrief, e-mail en sms-berichten

Om je te informeren over leuke aanbiedingen van HotCool, kun je je aanmelden voor onze nieuwsbrief en andere commerciële uitingen via e-mail. Dit kun je doen door je e-mailadres in te vullen in onze webshop of via de instellingen van je webshop-account. HotCool stuurt je uitsluitend een e-mailbericht wanneer je hiervoor toestemming hebt gegeven.

Ben je niet meer geïnteresseerd in de nieuwsbrief of onze andere e-mailberichten? Schrijf je dan uit via de afmeldlink onderaan een van onze e-mailberichten of via je webshop-account onder ‘nieuwsbrief-instellingen’.

Via de wijzig-link onderaan onze e-mailberichten, kun je je ook aan- en afmelden voor onze sms-dienst, waarmee je als eerste op de hoogte kan zijn van onze speciale aanbiedingen en acties.

Online advertenties

HotCool kan je tijdens het browsen voorzien van de laatste aanbiedingen en productinformatie, volledig afgestemd op je persoonlijke interesses. Dit kunnen we realiseren door met behulp van cookies je surfgedrag en activiteiten op de webshop te meten. Hoe dit precies in zijn werk gaat, kun je terugvinden in ons cookiebeleid.

Social Media en communities

Wil je graag je ervaringen met onze producten en diensten delen met anderen? Of heb je een vraag die je graag wilt voorleggen? Ben je op zoek naar specifieke informatie of wil je gewoon een leuk gesprek met andere bezoekers? Dan kun je gebruikmaken van diverse social media-kanalen en communities die openbaar zijn of die HotCool beschikbaar stelt.

HotCool maakt gebruik van Instagram. Alle informatie die je op deze media plaatst, wordt openbaar gemaakt en valt onder het publieke domein. Wees daarom zorgvuldig met de informatie die je deelt. We raden je aan om het privacy-beleid van deze externe partijen goed door te nemen, zodat je weet hoe je persoonsgegevens worden gebruikt en hoe je je instellingen kunt aanpassen.

HotCool biedt ook de mogelijkheid om je ervaringen te delen via onze eigen beoordelingen. Allereerst dien je een account aan te maken door het invoeren van een gebruikersnaam, wachtwoord en je e-mailadres. Nadat je je account hebt geactiveerd via een automatisch verstuurde e-mail, kun je aan de slag op onze beoordelingen door bijvoorbeeld je ervaring te plaatsen of te reageren.

Om je altijd de mogelijkheid te bieden om je toestemming voor het verzenden van relevante informatie aan te passen of toegang te verlenen tot onze eigen communities, geldt er geen bewaartermijn voor deze gegevens.

 

5. JE OPTIMALE BELEVING OP ONZE WEBSITE

HotCool biedt je een optimaal werkende webshop, waarbij het plaatsen van sommige cookies noodzakelijk is, bijvoorbeeld voor het bewaren van de inhoud van je winkelwagen of het opslaan van je webshop-account in je browser. Hiernaast zouden we ook graag je activiteiten en surfgedrag op onze websites meten, zodat we in staat zijn om onze websites continu te verbeteren. Hiervoor hebben we wel je toestemming nodig. Hoe dit precies in zijn werk gaat, kun je terugvinden in ons cookiebeleid.

 

Bewaartermijnen

HotCool bewaart je persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk of wanneer dit wettelijk wordt vereist zoals bij de fiscale bewaarplicht. Wanneer de bewaartermijn is verlopen, worden je persoonsgegevens verwijderd of geanonimiseerd voor verdere analytische of rapportage-doeleinden.

In sommige gevallen hanteert HotCool geen bewaartermijn, zoals je webshop-account, je contact met onze klantenservice en je in- en uitschrijvingen voor relevante informatie. Mocht je onverhoopt toch willen dat HotCool niet meer beschikt over deze persoonsgegevens, dan kun je een beroep doen op je recht om je persoonsgegevens te verwijderen. Zie paragraaf Recht van betrokkenen.

 

Delen van persoonsgegevens

De persoonsgegevens die je registreert bij HotCool, worden uitsluitend gedeeld met onze partners wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening. Dit zijn partners als bezorgdiensten, leveranciers of reparateurs, betaalpartners en IT-dienstverleners. Partijen die toegang krijgen tot je persoonsgegevens, mogen deze alleen gebruiken om een dienst te leveren namens HotCool. Hiervoor heeft HotCool een verwerkersovereenkomst met deze partijen afgestemd om te borgen dat zij net zo zorgvuldig omgaan met je persoonsgegevens als wij dat doen.

In bepaalde situaties (verdenking, diefstal, fraude, etc.) zijn we wettelijk verplicht om persoonsgegevens te delen met overheidsinstanties, politie en justitie of toezichthouders voor uitvoering van hun taken of onderzoeken.

Je persoonsgegevens worden niet verkocht aan derden en worden niet gepubliceerd zonder jouw toestemming.

Op de websites van HotCool zijn een aantal verwijzingen naar andere websites en organisaties te vinden. HotCool is niet verantwoordelijk voor de manier waarop die partijen je persoonsgegevens verwerken. Lees hiervoor het privacy-beleid van de betreffende organisatie.

 

Beveiliging

HotCool heeft passende technische en organisatorische maatregelen toegepast om je persoonsgegevens te beveiligen tegen ongeoorloofde toegang, (onopzettelijke) vernietiging, verspreiding of enige andere vorm van onrechtmatige verwerking. Je gegevens worden bewaard op beveiligde servers. Gegevens worden (waar nodig) versleuteld verzonden aan zowel interne als bevoegde externe partijen. Een beperkte groep medewerkers van HotCool heeft toegang tot je persoonsgegevens om hun werkzaamheden te kunnen uitvoeren die in lijn zijn met de doeleinden zoals beschreven in deze privacy policy.

 

Recht van betrokkenen

Volgens de AVG heb je recht om je geregistreerde persoonsgegevens in te zien, te wijzigen of te verwijderen. HotCool heeft hiervoor een my account – HotCool ingericht, zodat je een verzoek kunt plaatsen voor het uitvoeren van je rechten.

HotCool neemt geen besluiten op basis van geautomatiseerde verwerking over zaken die gevolgen voor je kunnen hebben.

HotCool wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (de Nederlandse toezichthouder van de AVG).

 

Contact

Heb je specifieke vragen over deze privacy policy of over je rechten? Neem dan contact met ons op via info@hotcool.nl Onze Functionaris Gegevensbescherming kun je bereiken via ditzelfde e-mailadres. Je kunt ook een brief sturen naar:

HotCool
Vrieheidepark 94, 6414 JE Heerlen, Nederland

Heb je andere vragen? Neem dan contact op met onze Klantenservice via info@hotcool.nl of via het telefoonnummer +31 6 49202641